تخطئ الكثير من الشركات في طريقة منحها للخدمة أو في حصول خطأ ما في المنتج الذي تقدمه، وفي مثل هذه الحالات يجب عليها تقديم الاعتذار لزبائنها الذين يؤدي تقييمهم لها دوراً كبيراً في سمعتها، واتِّخاذ الإجراءات اللازمة كتبعيات لهذا الاعتذار.
كل هذه الإحصائيات وأكثر تمنحك لمحة بسيطة عن دور معالجة شكاوى العملاء في عملية نمو البزنس، فأما أن تساعدك في تطويره وجذب المزيد من العملاء، وأما تكون قطعة الدومينو التي تهدد بزواله.
قد يشمل ذلك التجاهل أو الاستجابة بشكل غير لبق، وهذا ينشئ جواً سلبياً ويؤثر في العلاقة بين المؤسسة والعميل، على سبيل المثال، إذا كان الموظف يتجاهل العميل في أثناء تقديم الخدمة، مثل عدم الرد على استفسارات العميل بشكل لائق، وإظهار سلوك عدواني، واستخدام لغة غير لائقة.
قد يكون التأخر في تقديم الخدمة التي ينتظرها العميل ناتجاً عن عوامل عدة، منها ضغط الطلب، ونقص في التخطيط، أو مشكلات في عمليات التنفيذ، وهذا التأخر قد يؤثر سلباً في تجربة العميل ويثير استياءه، وخاصةً إذا كان العميل يتوقع الحصول على الخدمة في وقت معين.
ونتيجة لذلك، هناك انخفاض ملحوظ في الشكاوى المتعلقة بالتسليم، مما يعزز رضا العملاء بشكل عام.
تعد شكاوى العملاء أيضًا بمثابة تعليقات لا تقدر بثمن لشركتك. وهي تسلط الضوء على المجالات التي تحتاج إلى تحسين، سواء في جودة المنتج أو تقديم الخدمة أو التفاعل مع العملاء. تعد هذه التعليقات أمرًا حيويًا للتحسين المستمر، حيث توجهك لتحسين عملياتك وعروضك.
استطلاعات النبض مقابل الاستطلاعات السنوية للموظفين: أيهما تستخدم
وأخيرا، تحليل والتصرف. استخدم أدوات تحليل البيانات وأنظمة تعليقات العملاء لاستخلاص رؤى قابلة للتنفيذ من هذه الشكاوى. تتبع عدد مرات حدوث الشكاوى، ومراقبة أي تغييرات في تكرارها، وتقييم فعالية الحلول المنفذة.
وبدلاً من النظر إلى الشكاوى باعتبارها علامة على الفشل، فإن الشركات الذكية تدرك ذلك
إنَّ الموظف في الأقسام المخصصة لاستقبال شكاوى العملاء ينبغي عليه إقناع العميل بأنَّه منصت تماماً لكل حرف يقوله عن طريق إيماءات رأسه ولغة جسده وتكراره كلام العميل الغاضب كنوع من التوثيق والتأكيد في حال كانت الشكوى هاتفية، ويجب عليه تقبُّل مشاعره فهو يدفع مبلغاً مالياً مقابل خدمة لم تستطع تلبية تطلعاته وهذا يبرر له سخطه.
إنه يؤدي إلى إعادة تصميم واجهة المستخدم، مما يعزز بشكل كبير سهولة الاستخدام نور الامارات ورضا العملاء.
ومن الضروري أيضاً أن يكون الموظفون ملمين بالشركة ومنتجاتها وقادرين على حل مشكلات العملاء بكفاءة.
يُعَدُّ تقديم الضمانات المناسبة أحد الأساليب الفعالة للحد من شكاوى العملاء؛ إذ يشعر العملاء بالأمان والثقة عندما يتم تقديم ضمانات تغطي جوانب مختلفة من تجربتهم، ومن بين الضمانات التي يمكن تقديمها:
أظهر التعاطف مع شكوى العميل مع الحفاظ على السيطرة على المحادثة